Dokumenty od sprzedającego mieszkania z rynku wtórnego: co zażądać jako cudzoziemiec

Znalazłeś mieszkanie z drugiej ręki w Warszawie, a sprzedający zapowiada umowę przedwstępną (umowa przedwstępna) i zadatek. Zanim cokolwiek podpiszesz lub przelejesz, zbierz pakiet dokumentów: numer księgi wieczystej, dokument nabycia lokalu, zaświadczenie o braku zaległości, umowę najmu (jeśli ktoś wynajmuje lokal), świadectwo charakterystyki energetycznej, protokoły przeglądów budynku i zaświadczenie banku, gdy jest hipoteka. Jako cudzoziemiec dodajesz do tego tłumaczenie i uzgodnienie z notariuszem, w jakim języku odbędzie się akt. Stan prawny w tekście: październik 2026 r.

Na rynku wtórnym nie ma prospektu informacyjnego ani mieszkaniowego rachunku powierniczego: te obowiązki ustawa deweloperska nakłada tylko na deweloperów (t.j. Dz.U. 2026 poz. 880). Dlatego to Ty prosisz o dokumenty, a to, co ważne, zapisujesz w umowie. Ten tekst jest listą próśb do sprzedającego.

Pakiet dokumentów w skrócie

Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny. →

Księga wieczysta: poproś o numer, resztę sprawdzisz sam

Nie potrzebujesz od sprzedającego wydruku. Księgi są jawne (art. 2 ustawy o księgach wieczystych i hipotece, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1066), a przeglądanie po numerze w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości jest bezpłatne (art. 36⁴ ust. 6). Wydruk z przeglądarki nie ma mocy dokumentu wydanego przez sąd (art. 36⁴ ust. 7). Poproś więc o numer i otwórz księgę przed umówionym spotkaniem. Księga ma cztery działy (art. 25 ust. 1): opis nieruchomości, własność, ograniczone prawa i roszczenia oraz hipoteki. Sprawdź, czy sprzedający jest wpisany jako właściciel i czy nie ma współwłaścicieli, którzy też muszą podpisać.

Jeśli ogłoszenie mówi o spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu, zapytaj najpierw, czy księga w ogóle istnieje. Dla takiego prawa księga jest możliwa, ale nie obowiązkowa (art. 1 ust. 3 ustawy o księgach wieczystych), a bez niej nie ustanowisz hipoteki zabezpieczającej kredyt.

Dokument nabycia: dlaczego sama księga nie wystarcza

Księga chroni tego, kto jej zaufał, ale nie zawsze. Ochrona nie działa wobec nabywcy w złej wierze ani przy nabyciu nieodpłatnym (art. 6 ust. 1 i 2), wyłącza ją wzmianka o wniosku i ostrzeżenie w księdze (art. 8), a nie obejmuje części praw, których w księdze może nie być: powstałych z mocy ustawy, dożywocia, drogi koniecznej, służebności przesyłu (art. 7). Dlatego poproś o dokument, na podstawie którego sprzedający zdobył lokal: akt notarialny albo postanowienie sądu stwierdzające nabycie spadku. Wzmianka o wniosku oznacza, że sąd ma wniosek, którego jeszcze nie rozpoznał, więc zapytaj, czego dotyczy.

Zaświadczenie o braku zaległości od zarządcy lub spółdzielni

Przepisy nie nakazują takiego zaświadczenia przy sprzedaży lokalu, ale jest ono podstawowym zabezpieczeniem. We wspólnocie mieszkaniowej zaliczki na koszty zarządu płaci się do 10. dnia miesiąca (art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali, t.j. Dz.U. 2026 poz. 232), w spółdzielni mieszkaniowej też, chyba że statut wyznacza termin późniejszy (art. 4 ust. 6² ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 889). W spółdzielni opłaty ponoszą solidarnie z osobą uprawnioną pełnoletni stali domownicy (z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych na jej utrzymaniu) oraz osoby faktycznie korzystające z lokalu (art. 4 ust. 6).

Poproś o zaświadczenie z datą jak najświeższą i zapisz w umowie przedwstępnej, że sprzedający przedstawi nowe tuż przed aktem. Zapytaj przy okazji o miesięczne opłaty i planowane uchwały, na przykład o remontach.

Kto mieszka w lokalu: umowa najmu i zameldowani

Jeśli lokal jest wynajęty, poproś o kopię umowy najmu przed wpłatą zadatku. Kupujący wstępuje w stosunek najmu na miejsce sprzedawcy (art. 678 § 1 Kodeksu cywilnego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 795), a jeśli najem zawarto na czas oznaczony, na piśmie z datą pewną, i lokal wydano najemcy, nie wypowiesz umowy z powodu samego zakupu (art. 678 § 2). Z umowy dowiesz się też o terminie, na jaki najem zawarto.

Zameldowanie to osobna sprawa: służy tylko ewidencji (art. 28 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności, t.j. Dz.U. 2026 poz. 384) i samo nie daje prawa do lokalu. Jeśli ktoś się wyprowadził, a nie wymeldował, organ wymelduje go decyzją, z urzędu lub na wniosek właściciela (art. 35). Prawo nie wymaga zaświadczenia, że pod adresem nikt nie jest zameldowany. Dane z rejestru mieszkańców może otrzymać osoba wykazująca interes prawny (art. 46 ust. 2 pkt 1), więc zacznij od pytania do sprzedającego.

Dokumenty o budynku i lokalu

Właściciel lub zarządca budynku zleca kontrole: instalacje gazowe i przewody kominowe co najmniej raz w roku, a stan techniczny budynku, instalacje elektryczne i piorunochronne co najmniej raz na 5 lat (art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c i pkt 2 Prawa budowlanego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 524). W budynku o powierzchni zabudowy powyżej 2000 m² kontrola odbywa się dwa razy w roku, do 31 maja i do 30 listopada (art. 62 ust. 1 pkt 3). Poproś zarządcę o ostatnie protokoły: pokażą stan budynku, zanim zaczniesz płacić za jego naprawy.

Świadectwo charakterystyki energetycznej sprzedający przekazuje przy akcie notarialnym (art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, t.j. Dz.U. 2024 poz. 101), a Ty nie możesz zrzec się prawa do jego otrzymania (art. 11 ust. 4). Jeśli świadectwo już wydano, jego dane powinny być w ogłoszeniu (art. 13). Poproś o nie przed umową przedwstępną.

Hipoteka i grunt po przekształceniu: dwa dokumenty, które łatwo pominąć

Hipoteka w dziale IV nie wyklucza zakupu. Poproś sprzedającego o zaświadczenie banku o kwocie do spłaty i zgodę na wykreślenie hipoteki po spłacie, a w umowie ustal, z jakiej części ceny i w jaki sposób zostanie spłacona.

Jeśli grunt pod budynkiem był w użytkowaniu wieczystym, z 1 stycznia 2019 r. przekształcił się we własność (art. 1 ust. 1 ustawy o przekształceniu, t.j. Dz.U. 2025 poz. 6). Opłatę przekształceniową płaci się przez 20 lat, do 31 marca każdego roku (art. 7 ust. 5 i 6), a obowiązek przechodzi na każdego nowego właściciela. W ciągu 30 dni od zakupu kupujący występuje do organu o zaświadczenie o wysokości opłaty i okresie jej wnoszenia (art. 11 ust. 1). Poproś sprzedającego o zaświadczenie o przekształceniu i dowody wpłat.

Gmina ma też prawo pierwokupu m.in. nieruchomości z rejestru zabytków i na obszarach rewitalizacji, gdzie uchwała gminy tak przewiduje (art. 109 ust. 1 pkt 4, 4a i 4b ustawy o gospodarce nieruchomościami, t.j. Dz.U. 2026 poz. 399); wykonuje je w miesiąc od zawiadomienia o umowie (art. 110 ust. 2). Zapytaj notariusza, czy dotyczy Twojego lokalu.

Pytania do sprzedającego na oglądaniu

Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny. →

Kiedy zatrzymać się przed zadatkiem

Nie wpłacaj zadatku, dopóki jedno z poniższych jest niewyjaśnione:

• sprzedający podaje inny numer księgi lub adres niż w ogłoszeniu albo nie jest wpisany jako właściciel;
• w księdze jest wzmianka o wniosku lub ostrzeżenie, a sprzedający nie umie wyjaśnić, czego dotyczy;
• w dziale III są wpisy o prawach osób trzecich albo roszczenia innego kupującego;
• sprzedający nie chce pokazać umowy najmu, zaświadczenia o zaległościach ani dokumentu nabycia;
• hipoteka ma być spłacona, ale nikt nie wskazuje, z jakiej części ceny.

Zadatek i zaliczka to w polskim prawie różne rzeczy, więc zanim podpiszesz umowę, poproś o wyjaśnienie, o którą z nich chodzi: zadatek czy zaliczka przy umowie przedwstępnej.

Co przygotowujesz sam jako cudzoziemiec

Zezwolenie. Samodzielny lokal mieszkalny kupisz bez zezwolenia MSWiA, niezależnie od obywatelstwa, poza strefą nadgraniczną, a Warszawa do niej nie należy (art. 8 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, t.j. Dz.U. 2017 poz. 2278; z województwa mazowieckiego w rozporządzeniu o strefie nadgranicznej z 2005 r., Dz.U. 2005 nr 188 poz. 1580, wymieniono tylko Sarnaki i Stara Kornica). Według wyjaśnień MSWiA zezwolenie bywa potrzebne, gdy razem z lokalem sprzedaje się udział w odrębnej nieruchomości, np. w drodze dojazdowej. Obywatele EOG i Szwajcarii nie potrzebują zezwolenia wcale (art. 8 ust. 2).

Tłumaczenia. Księga, zaświadczenia, umowa najmu i projekt umowy przedwstępnej będą po polsku. Tłumacz przysięgły sporządza i poświadcza tłumaczenia pisemne oraz tłumaczy ustnie (art. 13 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego, t.j. Dz.U. 2019 poz. 1326). Przetłumacz kluczowe dokumenty, zanim podpiszesz. Koszt tłumacza to osobna pozycja, więc zapytaj o wycenę przy rezerwacji terminu.

Akt w zrozumiałym języku. Sprzedaż nieruchomości wymaga aktu notarialnego (art. 158 Kodeksu cywilnego). Czynności notarialne dokonuje się po polsku, ale na żądanie strony notariusz może dokonać ich także w innym języku, osobiście lub z tłumaczem przysięgłym (art. 2 § 3 Prawa o notariacie, t.j. Dz.U. 2026 poz. 614). Jeśli nie znasz polskiego i nie dołączono tłumaczenia, notariusz tłumaczy akt (art. 87 § 1 pkt 1), odczytuje go i ma upewnić się, że rozumiesz jego treść (art. 94 § 1). Powiedz notariuszowi wcześniej, jakiego języka potrzebujesz.

Tożsamość i pieniądze. Notariusz ustala tożsamość z dokumentów (art. 85), wpisuje do aktu Twoje obywatelstwo (art. 92 § 1 pkt 4a), a jeśli masz PESEL, najpierw sprawdza, czy nie jest zastrzeżony (art. 85 § 2a). Jest też instytucją obowiązaną na mocy ustawy AML (art. 2 ust. 1 pkt 13 lit. a, t.j. Dz.U. 2025 poz. 644): przy transakcji okazjonalnej od 15 000 euro stosuje środki bezpieczeństwa finansowego, w tym identyfikację (art. 35 ust. 1 pkt 2), a pochodzenie środków bada, gdy uzasadniają to okoliczności (art. 34 ust. 1). Miej pod ręką dokumenty pokazujące, skąd pochodzą pieniądze.

Podatek. Podatek nie zależy od obywatelstwa. Przy zakupie na rynku wtórnym płacisz podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 2% wartości rynkowej, pobiera go notariusz (art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o PCC, t.j. Dz.U. 2026 poz. 191, stan na październik 2026 r.). Zakup pierwszego mieszkania może być zwolniony (art. 9 pkt 17): zapytaj notariusza, czy się kwalifikujesz.

Co zapisać w umowie przedwstępnej na podstawie dokumentów

Umowa przedwstępna powinna określać istotne postanowienia umowy sprzedaży (art. 389 § 1 Kodeksu cywilnego). Wpisz konkretną datę umowy przyrzeczonej, bo bez niej, jeśli żadna ze stron nie wyznaczy terminu w ciągu roku, nie można już żądać jej zawarcia (art. 389 § 2). Z dokumentów przenieś do umowy: sposób spłaty hipoteki, obowiązek przedstawienia świeżego zaświadczenia o braku zaległości, termin wymeldowania osób i wydania lokalu oraz część ceny płatną po wydaniu. Przy kredycie ustal, co dzieje się z wpłaconą kwotą, gdy bank odmówi.

Forma umowy decyduje o Twoich prawach. Przy zwykłej formie pisemnej możesz żądać tylko odszkodowania (art. 390 § 1), a przy akcie notarialnym możesz żądać zawarcia umowy sprzedaży (art. 390 § 2 w związku z art. 158) i wpisać roszczenie do księgi (art. 16 ust. 2 pkt 2 ustawy o księgach wieczystych). Wpis roszczenia kosztuje 150 zł (stan na październik 2026 r.).

Przy lokalu w przedwojennej kamienicy dochodzą kolejne pytania: dodatkowe pytania przy mieszkaniu w przedwojennej kamienicy. Czym rynek wtórny różni się od zakupu od dewelopera, porównujemy w tekście nowe czy z rynku wtórnego: zestawienie dla cudzoziemca, a polskie terminy z dokumentów wyjaśnia słownik polskich pojęć przy zakupie mieszkania.

FAQ

Jakie dokumenty poprosić od sprzedającego mieszkanie z rynku wtórnego?

Numer księgi wieczystej, dokument, na podstawie którego sprzedający nabył lokal (akt notarialny lub postanowienie sądu o spadku), aktualne zaświadczenie zarządcy lub spółdzielni o braku zaległości, kopię umowy najmu, jeśli lokal jest wynajęty, świadectwo charakterystyki energetycznej oraz protokoły przeglądów budynku. Gdy na lokalu ciąży hipoteka, także zaświadczenie banku o kwocie do spłaty (stan na październik 2026 r.).

Czy sprzedający musi dać mi odpis księgi wieczystej?

Nie musisz go od niego dostawać, bo księgi są jawne, a przeglądanie księgi po numerze w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości jest bezpłatne (art. 2 i art. 36⁴ ust. 6 ustawy o księgach wieczystych i hipotece, stan na październik 2026 r.). Wydruk z przeglądarki nie ma mocy dokumentu wydanego przez sąd (art. 36⁴ ust. 7), więc poproś sprzedającego o sam numer księgi i zajrzyj do niej wcześniej.

Czy zaświadczenie o braku zaległości jest wymagane przez prawo?

Przepisy nie wymagają go przy sprzedaży lokalu, to praktyka zabezpieczająca kupującego. Zaliczki na koszty zarządu we wspólnocie płaci się do 10. dnia miesiąca (art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali, stan na październik 2026 r.), w spółdzielni też, chyba że statut wyznacza termin późniejszy (art. 4 ust. 6² ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych). Zapisz w umowie przedwstępnej, że sprzedający przedstawi zaświadczenie z datą bliską aktowi.

Czy muszę mieć tłumaczenie dokumentów, jeśli nie znam polskiego?

Akt notarialny sporządza się po polsku, ale gdy nie znasz języka i nie dołączono tłumaczenia, notariusz tłumaczy akt sam albo przez tłumacza przysięgłego, odczytuje go i ma upewnić się, że go rozumiesz (art. 87 § 1 pkt 1 i art. 94 § 1 Prawa o notariacie, stan na październik 2026 r.). Dokumenty sprzed aktu, takie jak zaświadczenia i umowa najmu, przetłumacz sam, zanim podpiszesz cokolwiek.

Czy sprzedający może wpisać mi do umowy, że lokal jest wolny od osób?

Tak, i warto to zrobić. Samo zameldowanie nie daje prawa do lokalu (art. 28 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności, stan na październik 2026 r.), a osobę, która się wyprowadziła, wymeldowuje organ decyzją (art. 35). Zapisz w umowie przedwstępnej, że sprzedający wymelduje wszystkich i wyda lokal bez osób i rzeczy w ustalonym terminie, a część ceny zapłacisz dopiero po wydaniu.

Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan prawny na październik 2026 r.

Masz mieszkanie z rynku wtórnego do sprawdzenia? Zajrzyj do działu mieszkania z rynku wtórnego w Warszawie albo napisz do nas, zanim podpiszesz umowę przedwstępną. Obsługujemy w 7 językach, w tym po angielsku. Pośrednikiem jest Vladyslav Moroz (JDG, ubezpieczenie OC). Wynagrodzenie i to, kto je płaci, ustalamy w umowie pośrednictwa.

Jawno · +48 692 649 839 · infojawno@gmail.com